電話に出る

電話にしろメールにしろ、顔が見えないままやりとりするということは、それだけで情報量が不足するということです。
私は父が自営業をやっていたために小学生の頃から会社の電話を取り次いでいました。「娘さんは大学生ですか？」と10歳の私のことを言う人もいました。
ここで言いたいことは、電話をかけている人は私が子供なのか大人なのかさえわからないまま、電話に出た私に用件を言わなくてはいけないということです。
相手はあなたがどんな人格をしているかどころか、「大人の常識が通用する相手かどうかもわからないまま」話しを始めます。
顔が見えないということは、その会話だけでどんな人なのか想像してしまうということです。
電話の場合は、より美しい日本語を意識する必要がありますね。

電話に出るときも色々な言葉があります。
「はい、○○です」と苗字だけを言う場合は個人の電話のときです。「もしもし」と最初につけてもいいですね。
しかし会社の電話の挨拶はたくさんありますよ。
朝早くにかかってきた電話ならば「おはようございます。○○会社です」と朝の挨拶を言いましょう。
「はい、○○○の○○会社です」と、自分の会社のキャッチフレーズを言うことで相手に自分の会社のイメージをしっかりとさせる会社もあります。
「お世話になっています。○○会社です」
感謝の気持ちを表すところからスタートする会社もあります。

電話に出るのが遅かったときなどは
「おまたせしました」を最初につけてから名乗るようにしましょう。

私が受験生の頃、電話に出ると名乗りもせずに「お母さんはいらっしゃいますか？」と仰る塾や家庭教師が多かったです。
「失礼ですがどちらさまですか？」と確認するといきなり切られることもしばしば。
これは問題外ですが、相手が最初に名乗ったときにうまく聞き取れなかった、相手が会社は名乗ったけれども個人の名前を名乗り損ねた。
そんなときにはちゃんと相手が「誰であるか」を確認しなくてはいけません。

「すみません、お名前が聞き取れなかったのでもう一度お願いします」
相手の名前がうまく聞き取れなかったのに「原田さん」を「ええと、花田さんですか？」と確認するのは失礼な行為に値します。曖昧なまま確認せずに、しっかりと自分が「わからなかった」ことを謝りましょう。
最近本当に謝ることのできない電話係が多すぎます。

相手の連絡先を確認しておくことも大切です。
○○会社の誰に電話すればいいのかをしっかり確認しておかないと、広い会社の場合は先方と連絡がとれなくなってしまうからです。
「どちらさまにご連絡を差し上げればいいでしょうか？」
と必ず確認しておきます。
これに対して「その携帯は直通である」とか「私しか出ないので」などという答えは見当違いな返答といえます。答える場合は「ここへ」としっかり伝えましょう。

特定の取引先ではなく、お客様から電話がかかってくるようなポジションにいる方の場合は、用件を先に聞かなくてはいけないときもあります。
最後に「お名前をちょうだいできますか」と次に電話がかかってきたときに失礼にならないようにします。
また、相手が「私は○○と申します」と会話の最後に言った場合、それは名乗っているわけではありません。あなたの名前を知りたいときです。
事務的な電話に慣れていない人が「○○さんですね、わかりました」と答えて終わるのはよくある間違いです。
「私は○○と申します」と自分の名前をちゃんと言えるようになっておきましょう。